אתיקה פרטיות וסודיות

אחת השאלות הגדולות בניהול ארגון או ניהול צוות היא כיצד להטמיע ולהנחיל בארגון ערכים בכלל וערכים כמו דיסקרטיות וסודיות בפרט?

בית איזי שפירא, עמותה הפועלת לשינוי חברתי, החליט כבר לפני למעלה מעשור, על הקמת ועדת אתיקה; שתהיה מקום אליו עובדים יכולים להפנות שאלות ודילמות אתיות, מקום בו יתקיימו דיונים וההמלצות מתוכם, יועלו להחלטת ההנהלה ולאחר מכן ילוו בנהלי עבודה תואמים וכמובן מקום בו ינוסח ויוגדר הקוד האתי הארגוני.

דיסקרטיות וסודיות, הוגדרו על ידי בית איזי שפירא כערכי יסוד ובעצם הם כאלה בכל ארגון, הרוצה לשמור על כבוד לקוחותיו ועובדיו וכל הבאים בשעריו והיו הנושא הראשון בו עסקה הועדת האתיקה הצעירה.

במאמר זה נתאר את התהליך שעשתה ועדת האתיקה בבית איזי שפירא, בניסוח חלק הקוד האתי הקשור בסודיות והטמעתו בארגון. אך לפני כן, חשוב להבין מהיכן צמחה החשיבה האתית הארגונית ומאיזה סביבה חיצונית הושפעה.

עד אמצע המאה ה - 20 לארגונים מעטים היו קודים אתיים מקצועיים. מאז אמצע המאה ה - 20 יותר ויותר ארגונים מקצועיים החלו לגבש קודים אתיים המנחים את ההתנהגות המקצועית של חבריהם ואת הפעילות המחקרית; היום קודים אתיים ארגוניים נפוצים ונתפסים כמעט כחובה (Metcalf, 2014). קודי אתיקה כמו: קוד אתי לעובדים סוציאליים, או פסיכולוגים או מחקרים רפואיים או אפילו הקוד הייחודי שנכתב לצבא ההגנה לישראל.

קוד אתי מקצועי מגלם את ערכי הליבה המשותפים למקצוע, הוא נתפס כחובה עבור אותם בעלי מקצוע ומייצג את אחת הדרכים המרכזיות באמצעותם עובדים מקדמים את התנהגותם האתית של חבריהם ומגבירים את מעמדם המקצועי (Spielthenner, 2015).

אם בעבר קודי אתיקה היו נפוצים בעיקר בקרב ארגונים או התאגדויות מקצועיות, הרי שכיום, קודים אתיים נפוצים גם בקרב ארגונים עסקיים פרטיים, במגזר הציבורי או אפילו בעמותות.

יותר ויותר ארגונים מודעים לחשיבות של פיתוח של אתיקה ארגונית ומדרגים משימה זו, המאפשרת לארגון להביא לידי ביטוי את ערכיו, בעדיפות גבוהה. אתיקה משפיעה על קבלת ההחלטות בארגון כמו גם על התרבות הארגונית והיא מתווה את כללי ההתנהגות הרצויים והלא רצויים, לרוב באמצעות עיצוב קוד אתיקה ארגוני (Brimmer, 2007).

הזכות לפרטיות וחובת שמירת סודיות

העיסוק שלנו בבית איזי שפירא בנושא סודיות נבע ישירות מאחד מעקרונות הליבה המצוי בקודי אתיקה רבים והוא עקרון כבוד האדם וחירותו. עקרון זה מגלם בתוכו כמובן את הזכות לאוטונומיה, הזכות לפרטיות, והסכמה מדעת.

כבר בסוף המאה ה - 19, הוגדרה הזכות לפרטיות על ידי (1890) Warren & Brandeis שהצהירו כי העיקרון שכל פרט זכאי להגנה מלאה על עצמו ועל רכושו הוא עקרון עתיק כמו החוק המקובל. אך מידי תקופה חיוני להבהיר ולהגדיר מחדש את טבעה המדויק של הגנה זו ואת הטווח שלה אשר הולך ומתרחב במהלך השנים. 

הזכות לפרטיות נחשבת לזכות יסוד גם במשפט הישראלי. בישראל ישנם שני חוקים המגדירים את הזכות לפרטיות בצורה כללית, ובנוסף נחקקו מספר חוקים העוסקים בזכות לפרטיות בהקשר ספציפי.

החוקים הכלליים הם: 

1. חוק יסוד כבוד האדם וחירותו (1992) המגדיר ארבע זכויות שונות לפרטיות:

• זכאות לפרטיות וצנעת חיים;
• איסור על כניסה לרשות היחיד;
• איסור חיפוש ברשות היחיד, בגוף או בכלים;
• איסור על פגיעה בסוד שיחה, כתבים או רשומות של אדם.
• חוק הגנת הפרטיות (1981) קובע רשימה של מקרים שיחשבו כפגיעה בפרטיות וביניהם נמנים מקרים כמו: (1) פרסום צילום אשר עלול לבזות או להשפיל אדם; (2) הפרה של חובת סודיות בחוק או בהסכם; (3) שימוש במידע על ענייניו הפרטיים של אדם שלא למטרה שהיא נמסרה; (4) פרסום של עניין הנוגע לצנעת חייו האישיים של אדם, כגון עבר מיני או מצב בריאות י... ועוד.

למרות חוקים אלו, בחיי היום יום מתרחשות לא מעט פגיעות בזכות לפרטיות. ולכן, הגדרות של גבולות המקרים הכלולים במושג פרטיות, השתנו ומן הסתם עוד ישתנו במהלך השנים. לדוגמה הגדרת רשות היחיד השתנתה עם התפתחות הטכנולוגיה; בעבר ההגדרה התייחסה ל"ביתו של האדם הוא מבצרו" כיום כאשר אנשים שומרים הרבה מהמידע האישי הרגיש שלהם במערכות טכנולוגיות שונות כמו האינטרנט הכלל השתנה "מתחם הפרטיות אינו נקבע עפ"י דיני הקניין והזכות לפרטיות היא זכותו של האדם ולא זכותו של המקום" והכלל כיום חל גם כאשר תוכן הודעת הדוא"ל הוא בעניין עסקי (עו"ד יהונתן קלינגר, 2014).

בשל מורכבות הנושא מחד ובשל היותו נשען על אחד מערכי היסוד החשובים ביותר, רוב ארגונים שעיצבו קודי אתיקה כללו בהם התייחסות ברורה לשמירת סודיות לשם הגנה על פרטיות של מקבלי שירות, של עובדים, ושל בעלי עניין נוספים כמו תורמים, מתנדבים ועוד.  

ועדת האתיקה של בית איזי שפירא

אם כן, כפי שציינו, דיסקרטיות וסודיות הוגדרו על ידי בית איזי שפירא כערכי יסוד ובעצם הם כאלה בכל ארגון, הרוצה לשמור על כבוד לקוחותיו ועובדיו וכל הבאים בשעריו.

ולכן, הנושא הראשון אותו לקחנו על עצמנו כוועדת אתיקה צעירה וחסרת  ניסיון היה נושא הסודיות בארגון. בגלל אופיו הפתוח של בית איזי שפירא נושא הדיסקרטיות ושמירת הסודיות היה נושא שפגש את כולנו, ללא קשר מאיזו דיסציפלינה מקצועית או מחלקה הגענו.

במשך יותר משנה דנו בנושא המורכב הזה. עברנו בדיוננו את הארגון לכל אורכו; מצוות מקצועי הנפגש בצהרים במטבח ו"מעדכן פרטים" על מטופלים דרך שמירת תיקי לקוח, תיקי עובד ועד הגנה על החומרים הנמצאים במאגרים הממוחשבים.

מספר עקרונות הנחו את הדיונים ואת גיבוש הקוד ונהליו בנושא סודיות:

1. קוד כוללני – המספק הנחיות לכלל המקצועות בארגון

למן ההתחלה היה לנו ברור שהקוד ארגוני חייב לתת מענה כוללני לכל אנשי הצוות בארגון. מכיוון שבבית איזי שפירא הצוות מורכב מדיסציפלינות שונות להן מחויבויות חוקיות או אתיות מקצועיות כאלו ואחרות שמנו לעצמנו יעד כבר למן ההתחלה לא לסתור אף קוד אתי מקצועי כזה או אחר, אלא לנסח קוד ארגוני  המתאים לנו ובו זמנית יכלול ויהיה בהתאמה לסייגים או לקודים של מקצועות שונים. כך למשל אם פסיכולוג או עובד סוציאלי מחויב על פי חוק לנהל תיק ורישום עבור לקוח ויש לו סייגים מוכרים למי ומתי הוא יכול להעביר חוות דעת או את התיק עצמו, למדנו את הנושא הזה לעומק והטמענו  אותו בתוך הנוהל שלנו.

2. צמידות המטרה: עקרון זה קובע כי ניתן לעשות שימוש במידע רק לתכלית לשמה הוא נאסף מלכתחילה ואסור להשתמש בו לכל מטרה אחרת. הארגון חייב לוודא שלא נעשה במידע שימוש למטרות הזרות לתכלית עבורה הוא נאסף, ועליו לנקוט באמצעים הנדרשים כדי למנוע שימוש שגוי או לא ראוי.
3. שקיפות לגבי השימוש במידע: הכלל הוא כי גם על הארגון ליידע את המקבל השירות האם הוא חייב לתת את המידע או לאו, מה יהיה השימוש במידע והיכן המידע יאוחסן ויאובטח.

תהליך העבודה היה כרוך בדיונים בדילמות משמעותיות שונות כמו למשל בהבחנה מתי זה לגיטימי וראוי לדבר על מטופל עם עמית מקצועי בארגון ומתי זו פשוט רכילות או מה ההבדל בין שיחת מסדרון לבין שיחה פרטית בה נשמרים כללים וערבות הדדית לדיסקרטיות. במקרים אחרים דנו בתפקידה של מנהלת משאבי אנוש למשל, האם בכלל ואם כן מתי היא יכולה להבטיח סודיות לעובד המשתף אותה במשהו אישי והאם החלטה לשתף גורמים רלבנטיים בארגון בנושא היא הפרה של אתיקה?

תמצית הנוהל אליו הגענו (כמובן זהו נוהל פנימי השייך ומתאים לבית איזי שפירא בלבד) מצורף להלן:

ייעודו של בית איזי שפירא הוא לפעול למען חברה המבטיחה לילדים ובוגרים עם מוגבלויות שונות את הזכות למרב ההזדמנויות לצמיחה ולהשתתפות בחיי הקהילה ומבלי להפלות ילדים, עובדים ולקוחות מכל סיבה שהיא.

בית איזי שפירא מאמץ את קודי האתיקה של איגודים מקצועיים שונים. קוד האתיקה הארגוני מרחיב ומותאם לקודים אלה ומתייחס לסוגיות ארגוניות.

השמירה על סודיות היא אחת מדרישות האתיקה המקובלות ביותר ומהווה אחת מאבני היסוד בקשר של כל ארגון עם לקוחותיו.

סודיות במקום העבודה היא האיסור האתי והחוקי לגלות מידע על לקוח שהובא לידיעתו של העובד תוך כדי עיסוקו המקצועי. זהו איסור להסגיר וולונטרית מידע על המטופל כולל עצם העובדה שהוא בטיפול.

השמירה על סודיות מעוגנת בערכים מקצועיים וחברתיים ומחייבת :

• שמירת כבוד האדם ופרטיותו - לכבד את זכות הלקוח לפרטיות.
• שמירת סודיות כאקט המיועד למנוע פגיעה בלקוח - לא להזיק ללקוח ביודעין או שלא ביודעין.
• לא לנצל לרעה נתונים על אישיותו של הלקוח, מעמדו האישי, מצב בריאותו, מצבו הכלכלי, מעמדו החברתי, דעותיו ואמונותיו לתועלתו של העובד או לתועלת לקוח/ מטופל אחר.
• לכונן עם המטופל/ הלקוח יחסים המושתתים על אמון הדדי בתום ויושר.

לסיכום

מדיניות ונהלים לשמירה על סודיות חיוניים לכל ארגון. מדיניות זו צריכה להיות כתובה ומופצת לכל עובד ועליה לתאר ​​הן את סוג המידע הנחשב סודי והן את ההליכים שעל העובדים לנקוט כדי להגן על מידע זה.

מקורות

קלינגר, י. (2017). חובות אבטחת מידע בארגונים: מאגרי מידע, מיקור חוץ ופרטיות עובדים. יהונתן קלינגר עורך דין. נדלה ב – 10 בדצמבר 2017: https://www.jonathanklinger.com/?p=140

Spielthenner, G. (2015). Why comply with a code of ethics?. Medicine, Health Care and Philosophy, 18(2), 195-202.

Warren, S. D., & Brandeis, L. D. (1890). The right to privacy. Harvard law review, 193-220.

Brimmer, S. E. (2007). The role of ethics in 21st century organizations. Leadership advance online, issue XI.

Metcalf, J. (2014). Ethics codes: History, context, and challenges. Council for Big Data, Ethics, and Society.

THE ROAD 2 HR   -  הבלוג של אדלה חכמי - מנהלת משאבי אנוש בבית איזי שפירא
 על ארגונים ואנשים

"לפני 17 שנה, כשהתחלתי את תפקידי כמנהלת משאבי אנוש בבית איזי שפירא, עמותה הפועלת לשינוי באיכות החיים של אנשים עם מוגבלות, לא חשבתי שאשאר בתפקידי כל כך הרבה שנים… השילוב בין בניה ויצירה של תחום חדש בארגון ובאותם זמנים, בעמותות בכלל, אנשים ונשים מופלאות שליוו את דרכי, ותפקיד המשתנה ומתפתח כל הזמן, השאירו אותי במקום אחד. בלוג זה נוצר כדי לחלוק מחוויותיי, מניסיוני ולהפיץ את הידע שרכשתי במהלך השנים".

לקריאה:  theroad2hr.com